Texte rédigé par Acomba GO
Le traitement de la paie est une préoccupation pour bien des propriétaires de PME. Plusieurs insistent sur le fait qu’il soit mieux d’impartir la paie, d’autres préfèrent la traiter à l’interne. Qui a raison?
En réalité, tout dépend du contexte de chaque entreprise! Pour optimiser l’utilisation des ressources financières d’une entreprise, il faut donc procéder à une analyse des besoins selon la situation.
Temps
Ceux et celles qui optent pour l’impartition expliquent leur choix en soulevant l’argument du temps gagné en déléguant à une tierce personne la responsabilité de calculer la paie.
Cependant, le temps consacré à produire la paie est constitué à plus de 80 % de tâches qu’on doit obligatoirement réaliser à l’interne, comme la gestion des dossiers des membres du personnel et la compilation des données de paie.
Sécurité des données
La sécurité des données de paie est fondamentale, puisque ces dernières contiennent de l’information confidentielle à propos des employés et employées et de la pratique d’affaires. En gérant la paie à l’interne, on s’assure d’avoir un contrôle assidu sur le parcours des données.
Même si les personnes sous-traitantes offrent un service exceptionnel, les demandes s’accompagnent de délais, de risques de mauvaise interprétation et peuvent engendrer des erreurs de communication.
Comme il s’agit d’un défi majeur, il faut s’assurer de poser les bonnes questions lorsqu’on opte pour l’impartition :
Par quel moyen les données de paie seront-elles transférées en sous-traitance?
Le lieu où les données seront entreposées respecte-t-il les normes les plus rigoureuses en matière de sécurité?
Flexibilité tarifaire
Les organisations n’ont pas toutes la même structure ni les mêmes cycles d’activité. Les modèles de gestion interne permettent de choisir une approche qui reflète la réalité des entreprises. Il est possible d’opter pour un modèle transactionnel, parfait pour les entreprises saisonnières par exemple, ou encore un modèle mensuel pour un budget sans surprises. Dans les deux cas, traiter la paie à l’interne permet une transparence et une flexibilité totale concernant les corrections, les particularités sectorielles et une application instantanée des changements réglementaires.
Satisfaction du personnel
Les questions liées à la paie sont parmi les plus sensibles pour les employés et employées. Lorsqu’un impartiteur est interposé, la redirection des questions et le manque de contact direct peuvent accroître le stress et l’insatisfaction. Avec une paie internalisée, on assure des réponses personnalisées et une communication fluide qui permet de régler les situations problématiques avant qu’elles ne prennent de l’ampleur.
Avoir les bons outils
Si on fait le choix de gérer la paie à l’interne, il faut s’assurer d’avoir les bons outils et un bon accompagnement. Le monde du travail est très dynamique; il change perpétuellement au gré des lois et des règles fiscales. Pour permettre de bien se conformer à ces dernières, il faut choisir un logiciel qui est rigoureusement tenu à jour par des gens dignes de confiance.
Ce texte a été rédigé par un partenaire de la Vitrine CPA dans une optique d’information et ne constitue en rien une reconnaissance ou un endossement par l’Ordre de son contenu et des produits et services offerts ni de l’organisation elle-même.
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